موظفو محافظة الداخلية يتعرفون على إدارة "الوثائق"

برنامج تدريبي لتعزيز مهارات إدارة الوثائق في محافظة الداخلية

أُقيم في محافظة الداخلية مؤخراً برنامج تدريبي مكثف لِمُوظفي أقسام الشؤون الإدارية والمالية في مختلف بلديات المحافظة، إلى جانب موظفي الوثائق والمحفوظات. هدفت هذه الدورة التدريبية إلى تزويد الموظفين بالمهارات اللازمة لإدارة الوثائق بكفاءة عالية، ولتسهيل أداء مهامهم الوظيفية.

تعزيز الكفاءة والفعالية في إدارة الوثائق

أُقيم هذا البرنامج في قاعة بلدية الداخلية، واشتمل على شرحٍ مفصلٍ لِمُختلف إجراءات إدارة الوثائق، بدءًا من مرحلة الوثائق الجارية وصولاً إلى مرحلة الوثائق الوسيطة. وركزت الدورة على جوانب عملية كالتعامل مع مختلف أنواع الوثائق، وأهمية التنظيم والترتيب، والطرق المثلى لِتخزين الوثائق.

محاور رئيسية في البرنامج

غطى البرنامج التدريبي مجموعة واسعة من المواضيع، من أهمها:

• نظام إدارة الوثائق الجارية: تناولت الدورة ماهية نظام إدارة الوثائق الجارية، وأهميته في الحفاظ على معلومات مهمة، وكيفية تصنيف الوثائق الجارية وفقًا لمبادئ واضحة.
• مراحل عمرية للوثائق: تم تقديم شرحٍ تفصيليٍ حول المراحل العمرية للوثائق، بدءًا من مرحلة التوثيق وصولاً إلى مرحلة الأرشفة.
• نظام إدارة الوثائق الوسيطة: شملت الدورة شرحاً حول مفهوم نظام إدارة الوثائق الوسيطة، وأهميته في الحفاظ على تاريخ المؤسسات، والتوجيهات والضوابط المطبقة في إدارة هذه الوثائق.
• جرد الملفات في المخازن: تم تدريب الموظفين على كيفية جرد الملفات في المخازن، وتطبيق أفضل الممارسات في هذه العملية.

تطبيق عملي لتعزيز الفهم

تخلل البرنامج التدريبي تطبيق عملي ركز على تطبيق المعرفة المكتسبة في بيئة تشبه بيئة العمل الفعلية، مما ساهم في فهم أفضل للطرق المطبقة في إدارة الوثائق. هدفت هذه التجربة العملية إلى تمكين الموظفين من تطبيق ما تعلموه في مكاتبهم.

نتائج إيجابية

ساهم هذا البرنامج في تعزيز كفاءة موظفي إدارة الوثائق في محافظة الداخلية، ومكنهم من فهم مبادئ إدارة الوثائق بشكلٍ أفضل، مما سيساهم في تحقيق النجاح في مهامهم الوظيفية.